Ví dụ: đơn hàng từ ERP → WMS lập nhiệm vụ lấy hàng → WCS điều phối thiết bị → trạng thái hoàn thành được phản hồi. IoT bổ sung dữ liệu giám sát và cảnh báo.

Các phân hệ chức năng của ERP

1. Quản lý bán hàng và đơn hàng

ERP hỗ trợ theo dõi quá trình từ báo giá đến đơn hàng, giao hàng và thanh toán, giúp bộ phận kinh doanh phối hợp với kho, mua hàng và kế toán.

Các chức năng có thể bao gồm:

• Quản lý thông tin khách hàng, sản phẩm và bảng giá.

• Lập báo giá, đơn hàng và kế hoạch giao hàng.

• Theo dõi tiến độ xử lý và trạng thái thực hiện đơn hàng.

• Tổng hợp doanh thu theo khách hàng, sản phẩm hoặc thời kỳ.

Thông tin tập trung giúp nhân viên tra cứu nhanh hơn và giảm việc nhập lại dữ liệu giữa các bộ phận.

2. Quản lý mua hàng và nhà cung cấp

Phân hệ mua hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát nhu cầu vật tư, quy trình phê duyệt và tiến độ cung ứng.

Hệ thống có thể hỗ trợ lập đề nghị mua hàng, theo dõi báo giá nhà cung cấp, phát hành đơn mua và đối chiếu số lượng nhận hàng. Khi liên kết với tồn kho và kế hoạch sản xuất, doanh nghiệp có thêm cơ sở để xác định thời điểm mua phù hợp.

Lịch sử giao dịch cũng hỗ trợ đánh giá nhà cung cấp theo các tiêu chí như thời gian giao hàng, chất lượng và điều kiện thương mại.

3. Quản lý vật tư và tồn kho

ERP cung cấp góc nhìn tổng hợp về số lượng, giá trị và biến động tồn kho, phục vụ lập kế hoạch và kiểm soát chi phí.

Tùy nền tảng, các chức năng có thể bao gồm:

• Quản lý danh mục vật tư, thành phẩm và đơn vị tính.

• Theo dõi nhập, xuất và điều chuyển giữa các kho.

• Quản lý lô hàng, số serial hoặc hạn sử dụng.

• Thiết lập mức tồn kho tối thiểu và nhu cầu bổ sung.

• Đối chiếu tồn kho với hoạt động mua hàng, bán hàng và sản xuất.

Với kho có nhiều vị trí lưu trữ hoặc nghiệp vụ phức tạp, ERP có thể kết nối với WMS để quản lý chi tiết hoạt động tại hiện trường.

4. Quản lý kế hoạch và sản xuất

Đối với doanh nghiệp sản xuất, ERP giúp liên kết nhu cầu khách hàng với vật tư, tiến độ và nguồn lực.

Phạm vi chức năng có thể gồm quản lý định mức nguyên vật liệu, lập lệnh sản xuất, tính toán nhu cầu vật tư và theo dõi sản lượng. Khi dữ liệu được cập nhật đầy đủ, doanh nghiệp có thể nhận diện tình trạng thiếu vật tư, chậm tiến độ hoặc chênh lệch tiêu hao.

Nếu cần theo dõi chi tiết từng công đoạn, máy móc và hoạt động trên chuyền, ERP có thể được tích hợp với hệ thống MES hoặc giải pháp chuyên dụng.

5. Quản lý tài chính và chi phí

ERP hỗ trợ liên kết dữ liệu tài chính với các giao dịch mua hàng, bán hàng, tồn kho và sản xuất.

Doanh nghiệp có thể theo dõi công nợ phải thu, phải trả, chi phí theo bộ phận hoặc dự án và các báo cáo quản trị liên quan. Việc đối chiếu giữa dữ liệu nghiệp vụ và tài chính giúp tăng khả năng kiểm soát và truy xuất giao dịch.

Các yêu cầu về kế toán, thuế và hóa đơn điện tử cần được đánh giá khi lựa chọn nền tảng và cấu hình giải pháp.

6. Dashboard và báo cáo quản trị

Dashboard giúp chuyển dữ liệu thành các chỉ số trực quan, hỗ trợ người quản lý theo dõi tình hình hoạt động.

Các nhóm thông tin thường được quan tâm gồm:

• Doanh thu, chi phí và công nợ.

• Giá trị tồn kho và hàng chậm luân chuyển.

• Tiến độ mua hàng, giao hàng và sản xuất.

• Tình trạng thực hiện đơn hàng.

• Kết quả hoạt động theo phòng ban hoặc địa điểm.

Chất lượng báo cáo phụ thuộc vào dữ liệu đầu vào, quy tắc tính toán và tần suất cập nhật từ các hệ thống liên quan.